La digitalizzazione dei documenti: che cos’è?
L’innovazione tecnologica ha cambiato radicalmente il nostro modo di vivere e lavorare, rendendo più efficiente e pratica anche la gestione documentale. Come? Proprio grazie alla digitalizzazione.
Di cosa si tratta?
Digitalizzare significa convertire i documenti cartacei in elettronici gestendoli così in modo rapido e funzionale. Inoltre, come previsto dalla normativa italiana, il documento digitale può essere inviato in conservazione digitale (a norma) dandogli così valore legale e fiscale pari al documento cartaceo.
Quali sono i vantaggi?
Digitalizzare i documenti riserva tanti benefici alle imprese non solo a livello economico ma anche di tempo, efficienza e spazio!
- Aumento dello spazio in ufficio
Grazie alla digitalizzazione infatti non solo non ci sarà più bisogno di occupare grandi spazi per la conservazione dei documenti ma si ridurrà drasticamente anche l’accumulo di carta! - Maggiore sicurezza
I documenti digitali sono protetti con password, vengono criptati o salvati su cloud, tutto ciò non è assolutamente possibile con un documento cartaceo!
È inoltre importante ricordare che la digitalizzazione permette di salvaguardare il nostro archivio dall’azione del tempo e dai rischi naturali evitando di perdere informazioni importanti. - Rapidità
Lo sapevi che secondo alcune statistiche ci vogliono circa 37 minuti per ritrovare un documento cartaceo?
Con la digitalizzazione invece tutti i tuoi documenti sono a portata di mano e organizzati per essere controllati e inviati in modo molto più rapido ed economico. - Abbattimento dei costi di stampa
I documenti digitali non hanno bisogno di essere stampati, di conseguenza vengono ridotti i consumi di carta, toner ed energia. Tutto questo anche a beneficio della tutela ambientale perché non solo riduce lo spreco di carta ma incide anche sui disboscamenti e lo smaltimento dei rifiuti.
I benefici della digitalizzazione dei documenti sono innegabili, infatti sfruttando i migliori software è possibile passare ad un processo di organizzazione e gestione dei documenti veloce ed economico, in grado di garantire notevoli vantaggi a tutte le aziende.
- Aumento dello spazio in ufficio